Télétravail : comment s’organiser pour passer l’épreuve haut la main ?

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Depuis quelques jours, la notion de « télétravail » est devenue une réalité pour une grande partie de la population. Épidémie de Coronavirus oblige, le Gouvernement français (de même que celui de certains autres pays) a demandé aux entreprises de permettre à leurs employés de travailler de chez eux, lorsque cela est possible. D’autres ont dû recourir au chômage partiel…

Toujours est-il que pour certaines personnes habituées à travailler entourées de leurs collègues et managers dans les locaux de leur entreprise, organiser le télétravail depuis chez elles s’apparente à un casse-tête, mais est aussi une source de stress.

C’est pour ces personnes-là que j’ai souhaité produire cet article. Étant moi-même entrepreneur depuis 2006, le travail à domicile est une seconde nature ! Voici donc quelques astuces pour pouvoir organiser au mieux ton télétravail.

Organise ton espace de télétravail

Travailler de chez soi ne signifie pas installer son ordinateur portable sur un coin de la table de la salle à manger. Je te conseille vraiment de t’aménager un coin dédié à ton activité professionnelle.

Peut-être possèdes-tu une console ou une table d’appoint qui pourraient faire office de bureau ? Pour les plus bricoleurs d’entre vous, 2 tréteaux avec une planche ou une porte dégondée (juste le temps du confinement), ça marche aussi !

Reste à présent à déterminer l’endroit où tu vas t’installer. J’ai bien conscience que ce n’est pas évident pour tout le monde en fonction de la superficie de ta maison ou de ton appartement. Mais il y a toujours un moyen de s’aménager un petit espace !

Tu vis seul

C’est le cas de figure le plus simple, puisque tu n’as pas besoin de t’isoler pour ne pas être dérangé. L’avantage est donc que tu peux t’installer où tu le souhaites ! Dans un coin de ton salon, dans ta chambre…

Tu vis en couple, avec ou sans enfants, en colocation…

Oui, il va falloir être plus rusé. Bien sûr, l’idéal serait de pouvoir t’installer dans une pièce peu fréquentée des autres membres du foyer.

Si c’est impossible et que ta seule option reste la pièce de vie commune, observe-la bien : tu peux sans doute te créer un petit coin en réaménageant temporairement, en bougeant quelques meubles par exemple…

Le challenge dans ce dernier cas sera alors de pouvoir t’isoler du bruit ambiant. Là encore, cela va dépendre de ta situation personnelle. Pour pouvoir te concentrer, tu peux :

  • T’arranger avec les autres personnes pour qu’elles se fassent discrètes pendant un certaine créneau (lire ou regarder la télé dans leur chambre) ;
  • Mettre un casque avec de la musique : choisis impérativement des chansons sans paroles pour ne pas être distrait (classique, jazz…) ;
  • Aller passer tes appels depuis une autre pièce.

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Met en place ton organisation personnelle

L’un des gros challenges du télétravail va être de rester focus et motivé. Difficile de bosser lorsque toute la famille est présente et le confortable canapé si proche…

Eh bien sache que c’est surtout une question d’autodiscipline. Il va falloir te créer une routine quotidienne que tu vas finir par suivre sans même réfléchir.

Définis des créneaux de télétravail

Grande nouveauté, tu n’es plus obligé de faire du 9-17. Tu peux t’organiser comme tu le veux et/ou comme tu peux.

Si tu as des enfants, et que tu dois assurer la fameuse continuité pédagogique, pense à mettre à contribution ton conjoint ! C’est le moment de faire de la « garde partagée » : l’un assure le matin, et l’autre l’après-midi.

Si tu es parent solo, tu peux te lever plus tôt ou te coucher plus tard pour travailler. En fonction de l’âge de ton enfant, il est possible également de lui donner des activités dans la journée qu’il pourra effectuer tout seul, pendant que tu travailles. Et comme ce n’est pas évident, on va être grand seigneur : oui, tu peux les mettre 1 heure par jour devant la télévision ! Aux grands maux, les grands remèdes…

Fais ta to-do-list de télétravail pour chaque jour

Je t’invite à planifier un certain nombre de tâches à accomplir chaque jour.

Pas trop peu, pour ne pas prendre de retard dans ton travail.

Pas trop non plus, pour ne pas faire des journées interminables ! Le piège serait alors de ne jamais décrocher vraiment ; quand tu as fini ton travail de la journée, eh bien tu as fini. Tu te déconnectes, et tu passes à autre chose. Ne vas pas consulter tes emails à 23h avant de te coucher, ils peuvent attendre le lendemain…

Pour tes to-do-lists, tu peux utiliser l’outil Todoist, ou bien les faire sur papier si tu préfères.

Alterne des sessions de travail focus et des sessions multitâches

Alors ça, c’est une super astuce que je recommande à absolument tout le monde ! Télétravail ou pas, salariés, entrepreneurs… Sais-tu que lorsque tu es interrompu dans ton travail (ou que tu l’interromps toi-même), il te faudra en moyenne 23 minutes pour retrouver toute ta concentration ?

Pour optimiser ton temps au maximum, je te conseille de démarrer par des sessions focus. Les sessions focus, ce sont des créneaux pendant lesquels tu effectues des tâches qui te demandent beaucoup de concentration (travail de rédaction, production de données chiffrées, de présentations…). Tu peux définir des créneaux de 1h30 à 2h00.

Tu peux ensuite effectuer une session multitâches. Il d’agit de passer des coups de téléphone, répondre à tes emails… La raison pour laquelle je te déconseille de commencer par du multitâches est simple : cela plombe ta capacité à être focus. En commençant par traiter tes emails, tu vas avoir plein de pensées qui vont se bousculer dans ta tête, ce qui va rendre la concentration plus difficile.

C’est un peu contre-intuitif au départ, mais tellement efficace qu’on finit pour ne plus vouloir s’organiser autrement !

Pour avoir encore plus d’astuces pour booster ta productivité, je t’invite à lire mon article 9 astuces pour être plus productif (et gagner plus).

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Reste en contact avec ton équipe (ce n’est pas incompatible avec le télétravail)

En fonction de ton poste, tu peux soit travailler tout seul, soit être obligé de garder le contact avec tes collègues si tu travailles en équipe. Certes, tu ne vas pas pouvoir continuer à faire des réunions ou des tables rondes chaque matin.

Mais il existe des outils qui vont te permettre de travailler en équipe, même en télétravail !

Slack

Communiquer par mail, ça va un moment, mais on peut vite s’y perdre, surtout si on doit mener de front plusieurs projets avec des personnes différentes. Ai-je bien envoyé l’info à untel ? Qui m’a répondu ou pas ?

Slack va résoudre tous ces problèmes ! Il s’agit d’un outil de travail en équipe dans lequel on peut créer plusieurs espaces (qui s’appellent des chaînes) sur des thématiques différentes. Et pour chaque chaîne, on peut inviter seulement les collaborateurs concernés (les autres ne seront donc pas dérangés par des infos qui ne les concernent pas). Cela fonctionne comme une messagerie instantanée par laquelle on peut même envoyer des fichiers.

Et cerise sur le gâteau : il y a une version gratuite qui est largement suffisante pour bien communiquer !

Dropbox

Dropbox est un outil de stockage de fichiers. Tu as des fichiers volumineux qui ne peuvent pas passer par mail ? Dropbox est fait pour toi ! Gratuit jusqu’à 2 Go.

Zoom

Les messages écrits c’est bien, mais parfois ce n’est pas suffisant. Communiquer de vive voix est parfois nécessaire. Certes il y a le téléphone, mais on est limité à 2 interlocuteurs.

Avec Zoom, tu peux organiser une réunion avec plusieurs collaborateurs ! Il suffit que chacun possède une webcam, voire un simple micro ou casque avec micro (tu ne le verras simplement pas à l’écran). Gratuit pour des réunions limitées à 40 minutes.

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Garde ta motivation

Les premiers jours, on est tout feu tout flamme, voire même pour certains, content et excité de pouvoir faire du télétravail de chez soi. Mais on ne sait pas combien de temps ce confinement peut durer… Alors autant prendre de bonnes habitudes dès le départ pour garder la motivation jusqu’au bout.

Habille-toi et prends soin de toi

Qu’est-ce que ce conseil vient faire dans un article sur le télétravail ? Eh bien, il y a sa place. Garder la motivation pour faire du télétravail, ça passe par garder le moral tout court.

Et il est prouvé que rester en pyjama toute la journée et négliger son apparence peut conduire à la déprime. Attention, il ne s’agit pas de s’habiller en costard 3 pièces et d’être rasé de près tous les matins (ou en tailleur avec un maquillage très sophistiqué pour vous mesdames).

Avant d’entamer ta journée, tu prendras donc soin de t’habiller correctement et de prendre ta douche. Tu verras que cela te mettra dans de bonnes dispositions pour te mettre au boulot.

Prévois des activités qui te font plaisir en dehors du télétravail

Il n’y a pas que le travail ! Tu es obligé de rester chez toi, alors mets ce temps à profit pour commencer à faire quelque chose dont tu avais envie mais pour laquelle tu n’avais jamais le temps ! Faire du sport (oui, c’est possible de chez soi, et il est autorisé de sortir pour aller faire son jogging autour de chez soi, du moment qu’on reste en solo), se mettre à la méditation, apprendre à cuisiner sainement…

C’est le moment ou jamais de t’y mettre ! Et alterner travail et plaisir te permettra de garder un bon équilibre mental.

As-tu d’autres questions concernant l’organisation de ton télétravail ? Dis-le en commentaire, je me ferai un plaisir de te répondre !

Je te dis à très vite et n’oublie pas : c’est TOI qui décides.

Alexandre

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